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Utilizzare Excel per la contabilità delle imprese Condividi
di Nicola Santangelo - Venerdì 25 febbraio 2011

Vendite con Excel Le imprese utilizzano sempre più spesso Excel, il foglio elettronico della Microsoft, poiché, grazie alla sua versatilità, permette di essere sfruttato per gran parte delle operazioni afferenti alla contabilità. Tuttavia è importante, per ottenere risultati positivi, imparare a utilizzare ogni funzionalità.

La struttura di un foglio elettronico ha diversi punti in comune con un database: intanto con le tabelle Excel è possibile raccogliere una numerosa quantità di dati omogenei e informazioni in forma strutturata. Esempi di usi di Excel in contabilità sono la realizzazione del libro mastro o del libro giornale ma anche la predisposizione dei bilanci, la gestione dei magazzini o l’analisi delle vendite.

Ogni riga della tabella Excel raccoglie informazioni omogenee e disposte sempre allo stesso modo come ad esempio numero di registrazione, data di registrazione, tipo di documento, conto di addebito, conto di accredito, importo e così via.

La tabella Excel è composta da righe e colonne. Le colonne formano i campi mentre le righe rappresentano i record. Ogni campo deve contenere un dato univoco o nel caso in cui sia stabilito che i campi possano contenere dati duplicati è bene prevedere l’univocità di uno dei campi presenti nella tabella. Ad esempio, se si realizza una tabella destinata a contenere l’elenco dei clienti è probabile che si abbiano due clienti chiamati Mario Rossi. Impossibile è invece che i due clienti abbiano lo stesso codice fiscale. In questo modo saranno eliminate le ridondanze di valori e si determinerà l’univocità dei record.



Ogni campo della tabella deve avere un nome. Per definire il nome dei campi occorre selezionare le celle da nominare e richiamare la funzionalità Definisci Nome all’interno del menù Inserisci.

Le prestazioni di Excel si elevano se si sfruttano le funzioni e le formule del foglio elettronico. Fra le funzioni di maggior rilevanza si annoverano:
Somma: permette la somma dei valori presenti in uno specifico intervallo;
Min: permette di individuare il valore più basso fra quelli presenti in uno specifico intervallo;
Max: permette di individuare il valore più alto fra quelli presenti in uno specifico intervallo;
Media: permette di individuare il valore medio fra quelli presenti in uno specifico intervallo;
Cerca.Vert: trova un valore all’interno di una tabella;
Cerca.Orizz: trova un valore all’interno di una tabella.

Una volta scritta una funzione o una formula è buona abitudine testarla, attraverso l’inserimento di valori fittizi, per verificare il corretto funzionamento.

L’elemento di Excel che offre un impatto non indifferente sull’utente è la grafica. Excel è infatti dotato di una serie di funzionalità che permettono di formattare automaticamente tabelle o creare grafici dall’aspetto professionale. I grafici sono ancorati ai dati utilizzati per la loro creazione per cui quando avviene una modifica dei dati d’origine i grafici si adatteranno automaticamente senza necessità di crearli nuovamente. Creare un grafico è abbastanza facile grazie alla procedura guidata di autocomposizione.

L’autocomposizione del grafico prevede una serie di finestre di dialogo che guidano l’utente lungo il procedimento per la creazione del grafico stesso. In pratica occorrerà selezionare i dati sui quali si ha necessità di creare il grafico e richiamare la funzionalità dal menu Inserisci. La procedura guidata completerà l’iter di creazione. Fra i grafici più comuni si annoverano gli istogrammi, i grafici a barre, i grafici a torta e i grafici a linee.

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